Rekisteriseloste

 

Tämä on Metsäavain Oy:n Tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 10.12.2019. Viimeisin muutos 29.09.2023. 

1. Rekisterinpitäjä 

Metsäavain Oy 

Tervasuontie 211 A, 82110 Heinävaara 

akseli.juurinen@metsaavain.fi 

040 1606157 

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Akseli Juurinen 

akseli.juurinen@metsaavain.fi 

040 1606157 

 

3. Rekisterin nimi 

Metsäavain Oy asiakas- ja markkinointirekisteri. 

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Asiakasrekisterin henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti asiakkaan ja Metsäavain Oy:n välisen sopimuksen toteuttamiseen. Tietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa: 

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen 

Tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen ja toimitus 

Laskutus 

Maksaminen ja maksujen valvonta 

Metsäavain Oy:n tuotteiden ja palveluiden markkinointi 

Oikeudellisia väitteitä vastaan puolustautuminen 

Kirjanpito ja muut lainsäädännön vaatimuksiin perustuvat velvoitteet 

Rekisterinpitäjän liiketoimintojen kehittäminen 

Työntekijärekisterin henkilötietojen käsittelyperuste on sopimus, jossa työntekijä ja Metsäavain Oy ovat osapuolina. Käsittelyn tarkoitus on työsopimusten solmiminen ja rekisterinpitäjän lakisäänteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi niitä käytetään tarvittavilta osin liiketoiminnan edellyttämiin tarkoituksiin. 

Markkinointirekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on markkinointi. Rekisterin tietoja käytetään Metsäavain Oy:n toteuttamaan markkinointiin ja liiketoiminnan kehittämiseen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.  

 

5. Rekisterin tietosisältö 

Markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, henkilön omistamat kiinteistöt, kiinteistön nimi, kiinteistöön liittyvät metsävaratiedot, markkinointitiedot ja -luvat, kuvaus markkinoinnin yhteydessä asiakkaan kanssa käydystä keskustelusta sekä tieto markkinoinnin ajankohdasta. Metsäavain Oy ei kuitenkaan kerää tietoja, jotka liittyvät henkilön seksuaalisuuteen, seksuaaliseen suuntautumiseen, invaliditeettiin, terveydentilaan, rotuun, etniseen tai sosiaaliseen taustaan, uskontoon tai vakaumukseen, poliittiseen tai muunlaiseen yhteiskunnalliseen mielipiteeseen. Markkinointirekisterin tietoja säilytetään maksimissaan kaksi vuotta, jonka jälkeen ne poistetaan. 

Työntekijärekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, palkkalaskelmat, tehdyt työtunnit, verokortti ja rekrytoinnin yhteydessä työntekijältä saadut tiedot. Tietoja säilytetään maksimissaan kaksi vuotta. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää pidempään, mikäli laki tai muu seikka Metsäavain Oy:n velvollisuuksien täyttymiseksi sitä edellyttää. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi riittävien tietojen säilyttäminen työtodistuksen laatimiseksi vielä kymmenen vuoden kuluttua työsuhteen päättymisestä. 

Asiakasrekisterin tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakastietoja voidaan säilyttää passiivisesti kirjanpidon tai muun lainsäädännön edellyttämän vaatimuksen täyttämiseksi. 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Metsäavain Oy vastaanottaa henkilötietoja markkinointia varten toimeksiantajiltaan. Asiakasrekisterin tiedot ovat peräisin sopimuksista ja asiakkaan rekisterinpitäjällä luovuttamista tiedoista.  

Työntekijärekisterin tiedot ovat ensisijaisesti peräisin työntekijältä. Reksiteriin voidaan lisätä tietoja työsuhteen aikana, esimerkiksi uusi verokortti. 

Lisäksi käytämme erilaisia virallisia julkisia tietolähteitä, kuten Metsäkeskusta, Maanmittauslaitosta ja Väestörekisterikeskusta. 

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle 

Rekisterinpitäjä luovuttaa markkinointirekisterin tietoja toimeksiantajilleen. Luovutus perustuu Metsäavain Oy:n ja tietoja vastaanottavan tahon väliseen sopimukseen yhteistyöstä. 

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman suostumusta, ellei lainsäädäntö tai viranomaismääräys sitä edellytä. 

Metsäavain Oy ei luovuta mitään tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietoturva 

Henkilötiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä erilaisten tietoturvamekanismien avulla. Pääsy henkilötietoihin on rajattu siten, että vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja täyttääksensä työtehtävänsä, on oikeus tarkastella ja käsitellä tehtävään liittyviä tietoja. 

Tietojen siirroissa ja luovutuksissa tietoturva varmistetaan esimerkiksi salaamalla tiedot. 

 

9. Tarkasteluoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista 

Metsäavain on sitoutunut toteuttamaan ne oikeudet, jotka kuuluvat rekisteröidylle EU:n tietosuojasääntelyn mukaan. 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tästä rekisteristä vastaavalle henkilölle sähköpostitse. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.  

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva rekisterin tarkoituksen vastainen virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.  

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.  

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.  

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään työntekijän ja Metsäavain Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.  

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.  

 

10. Yhteydenotot 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen akseli.juurinen@metsaavain.fi. 

 

11. Muutokset rekisteriselosteeseen 

Metsäavain Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.  

 

Työnhakijarekisteri

 

Laatimispäivä 10.12.2019. Päivitetty 29.09.2023 

 

1. Rekisterinpitäjä 

Metsäavain Oy 

Tervasuontie 211 A, 82110 Heinävaara 

akseli.juurinen@metsaavain.fi 

040 5542 835 

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö 

Akseli Juurinen 

akseli.juurinen@metsaavain.fi 

040 5542 835 

 

3. Rekisterin nimi 

Metsäavaimen työnhakijarekisteri 

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Henkilötietojen käsittely perustuu Metsäavain Oy:n oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla Metsäavain Oy:n ja työnhakijan välisessä yhteydessä. Tietyissä tapauksissa henkilötietojen käsittely on lisäksi tarpeen Metsäavain Oy:n ja työnhakijan välisen työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi ja työsopimuksen täytäntöön panemiseksi. 

Lisäksi Metsäavain Oy voi kansallisen sääntelyn niin vaatiessa pyytää työnhakijan suostumuksen tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyn tyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn.  

Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi. Mikäli työnhakija ei halua luovuttaa tietojaan Metsäavain Oy:lle, häntä ei välttämättä voida ottaa huomioon rekrytointiprosessissa. 

 

5. Rekisterin tietosisältö 

Metsäavain Oy käsittelee työnhakijoiden eli rekisteröityjen henkilö- ja yhteystietoja sekä muita tietoja, jotka ovat tarpeen työnhakijan soveltuvuuden arvioimiseksi haettuun tehtävään. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi 

Nimi  

Osoite 

Puhelinnumero 

Sähköpostiosoite 

Syntymäaika 

Peruskoulutus, tutkinnot, muut suoritetut koulutukset 

Erityisosaaminen 

Kielitaito 

Työkokemus 

Suosittelijat 

Muut työnhakijan Metsäavain Oy:lle luovuttamat tiedot 

Suosittelijat  

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn ilmoittamilta suosittelijoilta. 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle 

 

Metsäavain Oy ei pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Metsäavain Oy:lle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa olla pääsy tietoihin. Tällöin Metsäavain Oy huolehtii sopimuksin siitä, että henkilötietoja käsitellään Metsäavain Oy:n ohjeiden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Hakijan tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. 

 

8. Henkilötietojen säilytysaika 

Metsäavain Oy käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin aikana. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Metsäavain Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tekemisestä. 

Rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. 

Tarvittavat tiedot siirretään työntekijöiden henkilötietorekisteriin Metsäavain Oy:n ja työnhakijan tehdessä työsopimuksen. 

Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Metsäavain Oy:n velvoitteen täyttämiseksi. 

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Mahdollinen kirjallinen aineisto säilytetään siten, että vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä on siihen pääsy. 

Sähköisesti käsiteltävät tiedot säilytetään tarkoituksenmukaisesti suojatuilla palvelimilla. Tietoon pääsyä hallitaan työroolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla. 

Yllä esitettyjen toimien tarkoituksena on turvata rekisterissä säilytettävien henkilötietojen luottamuksellisuus, tietojen saatavuus ja eheys sekä rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen. 

Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidylle 

 

10. Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tässä tietosuojaselosteessa annettujen ohjeiden mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. 

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva rekisterin tarkoituksen vastainen virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tai poistamaan tietoja itse, korjaus- tai poistopyyntö tehdään tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, että rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön. 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin kuin tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein. 

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään työntekijän ja Metsäavain Oy:n välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. 

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. 

 

11. Yhteydenotot 

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen akseli.juurinen@metsaavain.fi. 

 

12. Muutokset rekisteriselosteeseen 

Metsäavain Oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteriselosteeseen, mikäli henkilötietojen käsittelyn tavat tai tarkoitukset muuttuvat.